Gestione Piccola Azienda 2 - Descrizioni Funzionalità

GPA 2 è un programma progettato e sviluppato per venire incontro alle esigenze di gestione e controllo delle piccole attività: Partite IVA, liberi professionisti, Sas, Snc, etc.
Essendo un programma "generalista", GPA 2 prevede un insieme delle attività più comuni che vengono svolte. Nonostante ciò, GPA 2 è da considerarsi un programma estensibile e modificabile in qualsiasi momento. E' infatti possibile contattare lo sviluppatore (infogmas.it) per richiedere nuove funzionalità o modificare quelle già presenti.
Allo stato attuale dello sviluppo, GPA 2 permettere di gestire una piccola attività nelle aree di seguito elencate. Il termine "Gestione" implica le normali operazioni di Inserimento, Modifica, Eliminazione, Stampa. Altre operazioni sono disponibili in funzione della sezione: per es. nella sezione Preventivi è presente il comando per trasfomare il Preventivo in Fattura.
Il programma è suddiviso in moduli per permettere di avere una gestione mirata sulle specifiche della propria attività. Oltre al modulo base, sono attualmente disponibili i moduli Magazzino e Impresa di Pulizie. Altri moduli sono in fase di sviluppo.

Le Anagrafiche sono i soggetti ai quali è possibile imputare Fatture, Preventivi, etc.
Le Anagrafiche possono essere Clienti, Fornitori o entrambi i tipi. Alcuni tipi di documenti sono imputabili solo ad un determinato tipo di Anagrafica: per es. una Fattura Attiva è imputabile solo ad un'anagrafica Cliente (viceversa una Fattura Passiva è imputabile solo ad un'Anagrafica Fornitore).
Un'Anagrafica non è più eliminabile se le sono già stati imputati documenti. Questo per evitare di avere documenti "orfani" dell'Anagrafica.
Modificando un'Anagrafica, le modifiche sono applicate a tutti i documenti già emessi. Se un'Anagrafica cambia ragione sociale, si consiglia di inserirla nuovamente con la nuova ragione sociale.

I Preventivi possono essere imputabili solo ad Anagrafiche Clienti e sono visualizzati per annate.
Per facilitarne la produzione, un Preventivo già presente può essere duplicato.
Un Preventivo può essere trasformato in Fattura Attiva con l'apposito comando.
Un Preventivo è suddiviso in Righe Dettaglî che possono essere di vario tipo.
Le Righe Preventivo Lavorazioni prendono i loro dati dalle Lavorazioni (vedi).
Le Righe Preventivo Materiali prendono i loro dati dai Materiali (vedi).
Le Righe Preventivo Solo Testo servono ad arricchire la stesura del documento con eventuali note, descrizioni aggiuntive, etc. Tali righe non vengono trasferite in Fattura usando l'apposito comando.
Le Righe Preventivo Sconto sono speciali righe che permettono l'inserimento di un importo negativo (sconto).
I Preventivi hanno una data finale di validità. Tale data viene calcolata a partire dalla data di emissione del Preventivo e applicando la Durata Standard impostabile nelle Opzioni (vedi).

Le Fatture Attive possono essere imputabili solo ad Anagrafiche Clienti. Possono essere visualizzate per annate oppure per uno specifico periodo.
Una Fattura Attiva è suddivisa in Righe Dettaglî. È possibile velocizzare l'inserimento delle Righe Dettaglî prendendone i dati direttamente da una Lavorazione o da un Materiale (vedi).
Tramite l'apposito comando, una Fattura Attiva può essere incassata. Verrà creato un Movimento Contabile di incasso a partire dai dati della Fattura.
Il programma permette di visualizzare e stampare l'elenco delle Fatture già scadute, in base alle Condizioni di Pagamento (vedi) di ognuna.
Da una Fattura attiva può essere creato un Documento di Trasporto da affiancare, tramite l'apposito comando.
Nelle Opzioni (vedi) è possibile impostare alcune informazioni standard per le Fatture Attive: a) il tipo di numerazione da seguire; b) alcune diciture che compaiono in fase di stampa; c) la Condizione di Pagamento; d) l'Aliquota IVA. Queste impostazioni saranno usate dal programma all'atto di creazione di una nuova Fattura, con lo scopo di velocizzarne l'inserimento da parte dell'Utente.

Le Fatture Passive possono essere imputabili solo ad Anagrafiche Fornitori. Possono essere visualizzate per annate oppure per uno specifico periodo.
Tramite l'apposito comando, una Fattura Passiva può essere pagata. Verrà creato un Movimento Contabile di pagamento a partire dai dati della Fattura.
Il programma permette di visualizzare e stampare l'elenco delle Fatture già scadute, in base alle Condizioni di Pagamento (vedi) di ognuna.
Non è possibile, allo stato attuale dello sviluppo, suddividere una Fattura Passiva in dettaglî. Possono essere inseriti solo i totali: totale imponibile, totale IVA, etc.

I Movimenti Contabili possono essere di tre tipi: Entrate, Uscite, Interni.
I Movimenti Contabili Interni sono quei Movimenti che spostano importi all'interno dell'Azienda, per es. dalla cassa ad un conto corrente oppure fra due conti correnti diversi.
I Movimenti Contabili possono essere visualizzati (e stampati) per annate oppure per uno specifico periodo.

Le Note di Credito possono essere di due tipi: Note di Credito emesse dalla vostra azienda a favore di un'Anagrafica Cliente oppure Note di Credito emesse a vostro favore da un'Anagrafica Fornitore.
Le Note di Credito possono essere visualizzate per annate oppure per uno specifico periodo.
È possibile, tramite l'apposito comando, creare un Movimento Contabile a partire da una Nota di Credito. Il Movimento Contabile creato sarà di Incasso o Pagamento in funzione del tipo di Nota di Credito (a nostro favore / emessa da noi).

I Listini sono elenchi di Lavorazioni e/o Materiale, con relativo prezzo.
I Listini hanno una data finale di validità. Tale data viene calcolata a partire dalla data di emissione del Listino e applicando la Durata Standard impostabile nelle Opzioni (vedi).
I Materiali e le Lavorazioni possono essere caricati a Listino singolarmente o cumulativamente tramite altri criterî (per Produttore, per Categoria).
Ai prezzi a Listino, in fase di creazione, può essere applicato un margine di guadagno pre-impostato, facilitandone la creazione. Tale margine di guadagno sarà applicato al costo standard specificato per ogni Materiale / Lavorazione presente nel Listino. Il margine di guadagno è da considerarsi indicativo, poiché soggetto ad arrotondamenti durante il calcolo.
I prezzi a Listino, in fase di creazione, possono essere arrodondati seguendo varî criterî. L'arrotondamento scelto verrà applicato dopo l'applicazione del margine di guadagno.

I Documenti di Trasporto sono visualizzati per annate.
In fase di creazione di un D.D.T., è possibile compilarlo con i dati presi da una specifica Fattura Attiva, utilizzando l'apposito comando.

Le Opzioni servono a personalizzare parti del programma e a facilitare l'inserimento di alcuni documenti.
Le Opzioni di Durata Standard si applicano ai Preventivi e ai Listini e servono al programma per calcolare automaticamente la data di scadenza di tali documenti.
Le opzioni sulle Fatture Attive si applicano solo alle Fatture Attive e servono a impostare il tipo di numerazione delle Fatture e a personalizzare alcune diciture che appaiono in fase di stampa di una Fattura, come ad es. la dicitura di cortesia ("C. A." oppure "Spett.", etc.).
Nelle Altre Opzioni è possibile: a) impostare una descrizione estesa per il database in uso (utile nel caso si usino più database); b) impostare la Condizione di Pagamento standard che verrà utilizzata dal programma per pre-impostarla durante la creazione di tutti i documenti che la richiedono (Fatt. Attive, Preventivi, etc.); c) impostare l'Aliquota IVA standard (stesse modalità di utilizzo).

Le Lavorazioni sono quelle attività standard che l'Azienda esegue durante la sua normale attività. In questa sezione possono essere codificate in modo da poter essere richiamate ed utilizzate durante la produzione di altri documenti (Preventivi, Fatture, etc.).
Una Lavorazione non è più eliminabile se è utilizzata in un Listino.
Le modifiche apportate ad una Lavorazione si riflettono solo sui Listini. In tutti gli altri tipi di documenti non ci saranno effetti

I Materiali sono quei prodotti standard che l'Azienda utilizza durante la sua normale attività. In questa sezione possono essere codificati in modo da poter essere richiamati ed utilizzati durante la produzione di altri documenti (Preventivi, Fatture, etc.).
Nei Materiali possono essere inseriti anche quei prodotti che vengono venduti ai Clienti. Per es. la sostituzione di un rubinetto prevede anche la vendita del rubinetto stesso, oltre alla manodopera (Lavorazione).
Un Materiale non è più eliminabile se è utilizzata in un Listino e/o se è utilizzato per definire Articoli a Magazzino (vedi).
Le modifiche apportate ad un Materiale si riflettono sui Listini e sugli Articoli a Magazzino. In tutti gli altri tipi di documenti non ci saranno effetti

Le Categorie servono a creare raggruppamenti logici di prodotti / servizî con caratteristiche simili. Ad es. la categoria Detergenti servirà a raggruppare tutti i materiali con questa caratteristica.
Le Categorie si applicano ai Materiali, alle Lavorazioni e agli Articoli a Magazzino.
Una Categoria non è più eliminabile se è già stata specificata per una Lavorazione o per un Materiale.

I Produttori servono a dettagliare maggiormente i Materiali.
I Produttori possono essere usati come criterio per la creazione di un Listino Materiali.
Un Produttore non può essere eliminato se è specificato in almeno un Materiale.

Le Unità di Misura sono ampiamente utilizzate in GPA 2 per definire Lavorazioni, Materiali, Righe Preventivi, etc.
Un'Unità di Misura non è più eliminabile se è utilizzata almeno una volta all'interno del programma.
Eventuali modifiche ad una Unità di Misura già codificata si rifletteranno in tutte le parti del programma che la utilizzano. Si consiglia di pianificare per bene la codifica delle Unità di Misura onde evitare modifiche in un secondo tempo che coinvolgerebbero altri documenti già emessi.

Le Condizioni di Pagamento servono ad impostare la durata / la scadenza di varî tipi di documenti: Fatture, Preventivi, Note di Credito, etc.
Una Condizione di Pagamento non potrà essere eliminata se è utilizzata in almeno uno dei documenti che la prevedono.
Eventuali modifiche ad una Condizione di Pagamento già codificata si rifletteranno in tutte le parti del programma che la utilizzano. Si consiglia di pianificare per bene la codifica delle Condizioni di Pagamento onde evitare modifiche in un secondo tempo che coinvolgerebbero altri documenti già emessi.
È possibile impostare, nelle Opzioni (vedi), una Condizione di Pagamento standard da utilizzare nella creazione dei documenti che la prevedono.

I Conti Corrente servono a specificare l'origine o la destinazione di un Movimento Contabile, in funzione del tipo di Movimento (Uscita, Entrata).
Un Conto Corrente può anche essere impostato in una Fattura Attiva per comunicare al Cliente gli estremi per il pagamento.
Per ogni Conto corrente è possibile, con l'apposito comando, visualizzare e stampare i dettaglî sulle entrate e le uscite da quel Conto. Saranno elencati tutti i Movimenti di entrata e di uscita dal Conto specificato. Sarà fornito anche un saldo come differenza fra il totale entrate ed il totale uscite.
Un Conto non è più eliminabile se esiste almeno un Movimento Contabile che vi fa riferimento. Similmente, se almeno una Fattura Attiva utilizza un Conto per gli estremi del pagamento, tale Conto non sarà più eliminabile.
Eventuali modifiche ad un Conto Corrente già codificato si rifletteranno in tutte le parti del programma che lo utilizzano. Si consiglia di pianificare per bene la codifica dei Conti Correnti onde evitare modifiche in un secondo tempo che coinvolgerebbero altri documenti già emessi.
Un Conto Corrente può essere chiuso. Ciò significa che tale Conto non sarà più utilizzabile nei Movimenti Contabili e/o nelle Fatture Attive.

Un Codice IVA non potrà essere eliminato se è utilizzato in almeno uno dei documenti che lo prevedono: Fatture Attive, Preventivi, etc.
Eventuali modifiche ad un Codice IVA già codificato si rifletteranno in tutte le parti del programma che lo utilizzano. Si consiglia di pianificare per bene la codifica dei Codici IVA onde evitare modifiche in un secondo tempo che coinvolgerebbero altri documenti già emessi.
È possibile impostare, nelle Opzioni (vedi), un Codice IVA standard da utilizzare nella creazione dei documenti che lo prevedono.
Per visualizzare in stampa la Descrizione del Codice IVA, utilizzare l'apposita opzione (presente per ogni Codice IVA). In caso contrario, in stampa verrà indicata solo l'Aliquota.

I Grafici servono ad avere un andamento visuale dell'attività per Preventivi, Fatture Attive, Fatture Passive.
È possibile confrontare due annate differenti. I valori sono suddivisi e sommati per mensilità.

Il Resoconto IVA fornisce un elenco stampabile dei totali IVA (a credito o a debito) per un periodo specificato.
Il totale IVA a debito è calcolato a partire dalle Fatture Attive e viene suddiviso per aliquota.
Il totale IVA a credito è calcolato a partire dalle Fatture Passive e non è suddiviso per aliquota.

È uno strumento di verifica di incongruenze nella base dati.
Produce un report che può essere allegato in eventuali richieste di assistenza.

Permette di produrre un report con l'Elenco Clienti / Fornitori di uno specifico anno. Il report contiene tutti i dati utili al vostro commercialista / CAF per questo genere di incombenze contabili.

Permette di caricare i dati contenuti in un altro Database.
GPA 2 permette di gestire più database che possono contenere i dati di più aziende o di contabilità separate. Con questo comando è possibile passare da un database ad un altro.
In caso si utilizzino più database, si consiglia di: a) dare nomi sensati ai database per evitare di confondersi; b) impostare, per ogni database, una descrizione estesa esplicativa, tramite le Opzioni (vedi).

I Magazzini sono i luoghi, fisici o virtuali, ove sono depositati gli Articoli (vedi).
Un Magazzino non è più eliminabile se: a) esistono sue Suddivisioni (vedi); b) esistono Movimenti di Magazzino (vedi) che vi fanno riferimento; c) esistono Articoli (vedi) ivi depositati.

Le Suddivisioni servono a suddividere i Magazzini. Possono essere scaffali e/o altri tipi di locazione, sia fisica che virtuale.
Le Suddivisioni di Magazzino utilizzano un'unica Unità di Misura per tutte le sue dimensioni: altezza, larghezza, profondità. Si consiglia l'utilizzo di Unità di Misura adatte a specificare tutte le dimensioni.
Una suddivisione di Magazzino non è più eliminabile se: a) esistono Movimenti Magazzino (vedi) che vi fanno riferimento; b) esistono Articoli (vedi) ivi depositati.

Gli Articoli sono i Materiali che giacciono in Magazzino.
Le informazioni relative ad un Articolo a Magazzino sono inserite durante la procedura di Carico.
La quantità caricabile dev'essere un numero intero. Non sono ammessi decimali. Si consideri, a proposito, l'utilizzo di apposite Unità di Misura (per es. 500 gr. al posto di 0,5 Kg.).
Il valore economico per unità specificato nella procedura di Carico serve nelle procedure di valorizzazione delle giacenze a Magazzino. È possibile caricare Materiali uguali ma aventi valore economico differente.
In base alla causale di carico è possibile specificare un documento di riferimento. Per es., specificando "Acquisto" come causale è possibile legare il carico ad una Fattura Passiva.
Articoli uguali ma caricati in due momenti successivi sono sempre tenuti distinti.
È possibile avere una somma di tutti gli Articoli uguali filtrando l'elenco per l'Articolo in questione.
Nella procedura di Scarico, in funzione della causale selezionata, è possibile specificare un documento di riferimento (similmente alla procedura di Carico). Per es., selezionando "Vendita" è possibile legare lo scarico ad una Fattura Attiva.
Due Articoli a Magazzino, visualizzati distintamente nell'elenco, anche se uguali non possono essere scaricati contemporaneamente. Devono essere scaricati distintamente.
La Data di Scadenza di una Articolo a Magazzino viene segnalata in rosso quando supera la data di utilizzo del programma, in arancione quando la data di scadenza è "in giornata".
L'Impegnato di Magazzino NON è ancora implementato in questa versione di GPA2.
Per eliminare definitivamente un Articolo a Magazzino è necessario eliminare tutti i Movimenti di Magazzino che lo interessano, sia di carico che di scarico.
Ulteriori dettaglî sono visualizzabili tramite l'apposito comando.

I Movimenti di Magazzino elencano i carichi e gli scarichi che sono stati effettuati.
Sono filtrabili per tipo di Movimento (carico/scarico), per Materiale, per Magazzino, e per data del Movimento.
L'eliminazione di un Movimento di Magazzino comporta il ripristino alla situazione precedente dell'Articolo specificato nel Movimento.
Se si elimina un Movimento di carico, l'Articolo verrà eliminato definitivamente dal Magazzino. Un Movimento di carico non è eliminabile se esistono Movimenti di scarico successivi ad esso.
Se si elimina un Movimento di scarico, la quantità specificata nello scarico sarà ripristinata nell'Articolo specificato.
Ulteriori dettaglî sono visualizzabili tramite l'apposito comando.

I Minimi di Scorta si applicano agli Articoli a Magazzino e servono per avere maggior controllo sulle scorte e su eventuali riordini.
Il Minimo di Scorta si imposta su un singolo Materiale. Può essere impostato solo una volta per Materiale.
L'elenco visualizza la quantita attuale a Magazzino, sommando le quantità di tutti gli Articoli a Magazzino uguali, indipendentemente da altri fattori (Magazzino, Valore Economico, etc.).
Gli Articoli sotto-scorta (quantità attuale minore del Minimo impostato) sono seglati in rosso nell'elenco.

Un Condominio è uno speciale legame fra un'Anagrafica Cliente definita "Condominio da amministrare" e un'altra Anagrafica Cliente definita "Amministratore".
Questo legame speciale serve a tenere distinti il Condominio presso il quale si effettua un Intervento (vedi) e l'Amministratore al quale andrà invece fatturato l'Intervento stesso.
Un'Anagrafica "Amministratore" può essere legata a più Anagrafiche "Condominî". Al contrario, un "Condominio" può essere legato solo ad un "Amministratore".

Gli Amministratori di Condominio possono essere impostati solo dalla Gestione Condominî.
Modificando un Amministratore, si modifica in realtà l'Anagrafica cui fa riferimento.
Utilizzando il comando "Condominî" si apre una finestra nella quale saranno mostrati tutti i Condominî amministrati dall'Amministratore selezionato.

Gli interventi Condominî sono attività svolte per un Cliente Condominio (vedi Gestione Condominî).
Ogni Intervento può contenere più Righe. Ogni Riga può essere creata ex-novo oppure presa dalle Lavorazioni standard (vedi) e/o dai Materiali.
Un Intervento può essere duplicato, usando l'apposito comando, per agevolare l'inserimento di attività simili.
Un Intervento può essere trasformato in Fattura Attiva, tramite il comando apposito. La Fattura da creare può essere intestata al Condominio o al suo Amministratore, a scelta dell'Utente.
Gli Interventi Condominî possono essere filtrati per Amministratore, per Codice, per Mese e per Anno.